Documentos financieros: ¿Guardar o triturar?

Documentos financieros: ¿Guardar o triturar?

Existen distintos tipos de personalidades cuando se trata de guardar documentos personales. Están los que no guardan absolutamente nada, los que se sienten más tranquilos guardando absolutamente todo y los que guardan algunos documentos, en especial por su valor emocional o simbólico. ¿Y tú? ¿Cómo eres? ¿Guardas todo? ¿Tiras todo?

A continuación, te ofrecemos algunas sugerencias para el manejo de todo tipo de documento personal.

Lo que conviene guardar por un mínimo de 7 años:

Por lo general, tus declaraciones de impuestos pueden ser auditadas dentro de los tres primeros años después de presentadas, pero ese período se puede extender hasta siete años si el IRS sospecha fraude o ingresos no reportados. No hay mayor tranquilidad que poder demostrar que todo está en regla y dentro de la ley, por lo que debes poder presentarlos durante todo este tiempo. Lo bueno es que el IRS acepta registros electrónicos legibles, así que haz copias de todo en un DVD o USB y guárdalos donde no les pueda pasar nada. (Por razones de seguridad, no olvides eliminar todos los registros impositivos del disco duro).

Lo que es bueno guardar siempre:

Debido a que las fotocopias y las imágenes escaneadas de documentos legales no son generalmente válidas, guarda los siguientes originales en una caja de seguridad o a prueba de fuego.

  • Licencias de matrimonio, divorcios y decretos de custodia
  • Certificados de nacimiento, adopción y defunción
  • Testamentos, fideicomisos, poderes médicos y financieros
  • Récords militares

Lo que deberías guardar mientras seas propietario de un bien:

  • Registros de la propiedad, documentos hipotecarios, pólizas de seguro y recibos de las mejoras hechas a la vivienda
  • Títulos de vehículos, documentos de compra o arrendamiento y pólizas de seguro de autos
  • Recibos, certificados de garantía y folletos de operación de equipos y electrodomésticos

Los que puedes escanear y guardar digitalmente (luego tritúralos):

A menos que tengas que guardar los originales de estos documentos con fines comerciales, los siguientes papeles pueden guardarse digitalmente y/o triturarse una vez al mes.

  • Recibos de los cajeros automáticos
  • Estados bancarios y talones de pago
  • Cuentas de servicios, médicas y de tarjetas de crédito

Escoge dejar de utilizar papel cuando sea posible

Muchos de tus gastos recurrentes pueden convertirse en transacciones virtuales, sin papel, eliminándose así la necesidad de escribir cheques y comprar estampillas. Hasta puedes recibir recordatorios automatizados para que no se te pasen los vencimientos. Para proteger tu información privada, regístrate para recibir facturación electrónica en sitios web codificados que tienen el prefijo https://.

Y para salvar a unos cuantos árboles más al mes, ve a la opción “opt-out” y quítate de las listas de emails de propaganda no deseada. El Federal Trade Commission recomienda contactar al Direct Marketing Association para reducir la correspondencia no solicitada. Otros servicios, como Catalog Choice y Do Not Mail (no enviar correspondencia) pueden ayudar a reducir la cantidad de correspondencia no deseada que recibes.

Descubre más tips para manejar tus documentos aquí.

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