Comprender el proceso de auditoría de prima de seguro

Las auditorías de prima de seguro son una parte vital y de rutina de la compensación laboral del dueño de empresa o de la póliza de seguro de contratistas artesanos y de servicios. Ya que el costo de estas pólizas auditables se basa en los sueldos que se les pagan a los empleados y contratistas artesanos, la auditoría de seguros es necesaria para asegurarse de que le estén cobrando a los dueños de empresas la cobertura de forma justa y correcta.

¿Qué es una auditoría de seguros?

Cuando se emitió la póliza de compensación laboral o de contratistas artesanos y de servicios, la prima se basó en un estimado de las operaciones del negocio y la nómina de los trabajadores. Por lo tanto, al final del período de la póliza, se debe realizar una auditoría del real de la nómina y de las operaciones del negocio para que se pueda calcular la cantidad de la prima final.

Detalles del empleo que pueden cambiar la cantidad de la prima incluyen la cantidad real pagada a los empleados, y también la de los empleados temporales, subcontratistas o compañeros artesanos.

Por ejemplo, si la nómina de un empleado temporal y formas adicionales de compensación, tales como días de enfermedad y comisiones no pueden ser determinadas basándose en los registros de tu negocio, la prima podría incluir cálculos utilizando el costo total del contrato con la empresa de los empleados temporales.

De igual forma, necesitarás certificados de seguro de responsabilidad civil para los subcontratistas que contrates. Sin obtener estos documentos, el subcontratista y sus empleados pueden ser incluidos en los cálculos de tu prima. Esto puede aumentar tu prima sustancialmente.

¿Qué puedo esperar durante la auditoría de prima de seguro?

Si estás asegurado con State Farm^®, un representante de State Farm o tu agente te notificará sobre qué proveedor de auditorías realizará el proceso de auditoría. Luego, el proveedor de State Farm o representante de State Farm se comunicará contigo por correo, teléfono o te visitará en persona para obtener tus registros financieros.

Los registros financieros requeridos incluirán registros de nóminas, libros de contabilidad, declaración de ganancias y pérdidas y declaraciones de impuestos. Ten la seguridad de que toda la información para la auditoría proporcionada a State Farm y a sus representantes se mantendrá confidencial. State Farm también necesitará una descripción completa de las operaciones de tu negocio para confirmar que los códigos de clasificación en tu póliza estén correctos.

Ya que los asuntos pueden fluctuar durante el año, es posible que tus necesidades de contratación puedan ser muy diferentes a lo que estimaste. Como resultado, es posible que se te deba un reembolso si contrataste a menos empleados o podrías deber más en la prima si añadiste a más empleados.

Mejores prácticas de las auditorías de seguros para ayudar a ahorrar tiempo y dinero

1. Registros por empleado y tipo de trabajo: Una práctica de negocios habitual, que te beneficiará durante una auditoría de primas de compensación laboral o de contratistas artesanos y de servicios, es tener tus registros contables organizados por empleado y por el tipo de trabajo que ellos desempeñan.
2. Certificados de responsabilidad civil: Si contratas subcontratistas durante el año, asegúrate de obtener certificados de seguro de responsabilidad civil y guardarlos con tus registros.
3. Terminar la auditoría a tiempo: Considera programar tiempo para atender los asuntos relacionados con la auditoría de seguros para que puedas responder a tiempo al proceso de auditoría y así evitar cualquier conflicto en los pagos que pueda impactar tu crédito.
4. Mantente en contacto con tu agente: Asegúrate de que tu agente de State Farm entienda lo que hace tu negocio y quién está haciendo el trabajo. Mantente en contacto con tu agente durante el año para informarle de cambios a tu nómina y operaciones del negocio que pudieran cambiar tu prima.