Respuestas a tus preguntas sobre la auditoría de primas

R: La auditoría de prima es una revisión de los registros de tu negocio para el período de la póliza de seguro, realizada para obtener información final y real de la nómina o el costo total del trabajo que hayan llevado a cabo tus subcontratistas. Esto es para que se pueda calcular la clasificación apropiada y la prima final para tu póliza. State Farm lleva a cabo estas auditorías de primas a través de proveedores y recibirás una carta de State Farm, antes del primer contacto de parte del proveedor de auditorías, para informarte cuál proveedor llevará a cabo tu auditoría de nómina.

A continuación encontrarás documentos que proporcionan más detalles acerca del proceso de auditoría:

Compensación laboral

Contratistas

R: Una auditoría final es un requisito de las pólizas de contratistas y de compensación laboral y es una práctica estándar en la industria de seguros. Para la compensación laboral, estos resultados finales se utilizan en el cálculo de tu modificación de la experiencia, si tu negocio es elegible para ello.

R: Las auditorías se llevan a cabo después de haberse terminado el período de la póliza de seguro o después de la cancelación de esta. En la mayoría de los casos, estas se llevan a cabo durante el transcurso de 75 días después del vencimiento de la póliza. Sin embargo, el contrato de seguro permite que una póliza sea auditada hasta 3 años después del vencimiento de esta.

R: Sí, ya que todavía debe realizarse una auditoría para obtener la prima final para tu póliza de seguro. Además, es una obligación en el contrato de la póliza. Si no cumples con la auditoría, según las reglas de compensación laboral se te podría imponer una multa conocida como cargo por incumplimiento de la auditoría.

R: Recibirás una carta de un proveedor de auditorías que llevará a cabo dicha auditoría en nombre de State Farm. En la carta se enumerarán los registros/información necesarios para llevar a cabo la auditoría. Ejemplos de algunos de los registros que podrían solicitarse: diarios/registros de nóminas, libros de contabilidad, documentos trimestrales de impuestos del empleador, registros del contratista/subcontratista y los certificados de seguro de compensación laboral y/o responsabilidad civil general para todos los subcontratistas utilizados durante el período de auditoría.

R: Después de finalizada la auditoría, State Farm le enviará por correo al asegurado designado en la póliza de seguro una declaración de ajuste de prima para cada póliza auditable en la cual haya una cantidad de prima por pagar o una cantidad de prima que haya sido devuelta. Si la auditoría no resulta en ningún cambio, no enviaremos una declaración de ajuste de prima. La declaración de ajuste de prima es para el plazo anterior de la póliza o un plazo cancelado de la póliza.

Una vez se conozcan los resultados de la auditoría de prima, para el plazo anterior o el plazo de la póliza cancelado, si tienes una póliza en un plazo actual, ajustaremos la misma basándonos en esos resultados.

R: Cuando verificamos las cantidades de nómina, hacemos cuadrar la nómina total regresando a documentos independientes, tales como tus formularios trimestrales 941 o formularios trimestrales UC-3, por lo que necesitamos la nómina total, incluyendo la de todos los directores, para llevar a cabo ese paso.

R: En algunos estados, para propósitos del seguro de compensación laboral, se te podría considerar responsable cuando un empleado de un subcontratista sin seguro se lesiona. Para proteger tu negocio, asegúrate de obtener un certificado de seguro que muestre la cobertura de compensación laboral de cada subcontratista/contratista independiente que utilices. Si el certificado de seguro no está disponible en el momento de la auditoría, el costo total del subcontratista podría agregarse a tu nómina.

Para las pólizas de seguro de contratistas, también es necesario que obtengas un certificado de seguro de cada subcontratista que contrates. Es importante que te asegures de que el subcontratista que contrates proporcione un certificado de seguro con límites de cobertura iguales o mayores que tus límites. Sin tener un certificado o con un certificado inadecuado, podría ser necesario clasificar a estos subcontratistas como empleados.

R: Las primas de las pólizas de seguro auditables se determinan basándose en cálculos estimados. Si la prima estimada inicial fue mayor que la prima real en la auditoría, recibirás un reembolso. Si el estimado de tu prima inicial fue menor que la prima real en la auditoría, te informaremos de la diferencia que debes a través de una declaración de ajuste de prima. Los cambios en la prima pueden deberse a cambios en la nómina y/o las clasificaciones aplicables a tus operaciones.

R: En las pólizas vencidas, si existe una cantidad que se deba como resultado de la auditoría de prima, se facturará todo en la declaración de ajuste de prima. Sin embargo, cuando aumentamos el estimado en el plazo actual, se facturará de la misma manera en que estás pagando la prima de esa póliza. Así que si efectúas pagos mensuales, el aumento resultante de la prima se distribuirá entre los pagos mensuales restantes para esa póliza.

R: Ciertamente puedes solicitar la cancelación de tu póliza de seguro de compensación laboral en cualquier momento durante el período de la póliza; sin embargo, existe un factor importante a considerar. Cuando canceles tu póliza de seguro, podría aplicársele a tu prima una multa por cancelación prematura de conformidad con las condiciones de la póliza y los reglamentos del estado que se apliquen. Si necesitas cancelar tu póliza, es importante que consultes con tu agente para comprender las multas que podrían aplicarse. Deberías consultar además con tu asesor legal para confirmar que estés cumpliendo con las leyes estatales y si se requiere que tengas seguro de compensación laboral.