Cómo comprender el proceso de auditoría de primas de seguro

Las auditorías de primas de seguro son parte fundamental y habitual de la póliza de seguro de contratistas artesanos y de servicios, o la de compensación laboral del dueño de empresa. Para los dueños de empresas, comprender el proceso de auditoría de primas de seguro puede ser abrumador. Sin embargo, es necesario comprender este proceso para ayudar a determinar la exposición a riesgo al final para tu póliza. Conoce en qué consiste una auditoría de seguro, qué sucede durante el proceso, por qué es necesaria y cómo ayudar a prepararte usando una lista de comprobación para auditoría de seguro.

¿Qué es una auditoría de seguro?

Obtener una póliza de seguro es un primer paso importante al iniciar un nuevo negocio. Una vez emitida tu póliza, se calcula la prima en función del tipo de negocio, los sueldos de los empleados y los honorarios pagados a los contratistas artesanos. Al final del período de vigencia de tu póliza, la compañía de seguros realiza una auditoría de seguro para cerciorarse de que las primas que hayas pagado durante el período de la póliza reflejen con precisión la exposición a riesgo y las operaciones de tu negocio. El propósito del proceso de auditoría de primas es generar la factura final de exposición real, de modo que la prima se ajuste a las operaciones y los datos reales de nómina en comparación con las cotizaciones proporcionadas al inicio de la póliza.

Entre los detalles que pueden cambiar la cantidad de la prima, se incluyen la cantidad real pagada a los empleados, subcontratistas o artesanos, y también se pueden incluir bonificaciones o beneficios de vivienda proporcionados por el empleador.

Del mismo modo, necesitarás certificados de seguro de responsabilidad civil o de compensación laboral para los subcontratistas que contrates. De no obtener estos documentos, es posible que se deba incluir al subcontratista y sus empleados en el cálculo de tu prima. Esto podría aumentar considerablemente tu prima.

¿Qué puedo esperar durante la auditoría de primas de seguro?

Si tienes seguro con State Farm, se te notificará cuál proveedor facilitará el proceso de auditoría antes de que finalice el plazo de la póliza. Después, el proveedor de State Farm o representante de State Farm se comunicará contigo por correo, por teléfono o en persona para obtener tus registros financieros.

Entre los registros financieros que se requieren, se incluirán registros de nómina, libros mayores, estados de ganancias y pérdidas y declaraciones de impuestos. Se mantendrá la confidencialidad de toda información de auditoría que se proporcione a State Farm y sus representantes. State Farm necesitará también una descripción completa de las operaciones de tu negocio para confirmar que tu póliza tenga los códigos de clasificación correctos.

¿Por qué es necesaria una auditoría de primas?

Las compañías de seguros realizan auditorías de seguro para ayudar a cumplir con los requisitos de las pólizas en cuanto al cálculo de primas de seguro. Cumplen una función crucial, ajustando las primas para reflejar con precisión los niveles de actividad y la exposición a riesgo del negocio, factores que pueden cambiar cada año. Si tu negocio crece, se expande o dedica a operaciones diferentes a las indicadas inicialmente, es posible que cambien también tus primas de seguro.

Este proceso a veces puede resultar en una devolución de prima pagada si la cotización inicial de tu negocio excede la prima final real al finalizar el plazo de la póliza. Por otro lado, es posible que se necesite una prima adicional si la exposición a riesgo supera lo calculado inicialmente. Si no cumples con los requisitos de la auditoría de primas, tu aseguradora podría cancelar tu póliza por no haber podido realizar la auditoría, lo que podría resultar en una suspensión de las garantías de cobertura.

Lista de comprobación para auditorías de seguro

La auditoría de seguro no tiene por qué ser estresante. Aquí encontrarás una lista de comprobación para auditorías de seguro que te servirá de guía:

1. Mantén los registros de nómina al día y con precisión, incluyendo horas extras y el tipo de trabajo desempeñado.
2. Organiza los certificados del seguro de compensación laboral y del seguro de responsabilidad civil para subcontratistas, ya que pueden afectar tu responsabilidad civil y tus primas.
3. Mantén disponibles los registros detallados de ventas para su revisión, ya que pueden estar relacionados con tus niveles de exposición y riesgo.
4. Documenta y clasifica todas las operaciones del negocio, incluyendo cualquier cambio ocurrido desde el inicio de la póliza, lo cual será esencial para que el auditor ayude a determinar las clasificaciones correctas a efectos de las primas.
5. Responde de forma proactiva a las preguntas comunes de la auditoría de seguro, preparando explicaciones claras para justificar cualquier discrepancia o cambio ocurrido durante el último año en las operaciones de tu negocio, así como cualquier cambio en cuanto a directivos o propietarios.

Mantente en contacto con tu agente para que te ayude a cerciorarte de obtener toda la documentación adecuada y, cuando tengas dudas, pregunta. Informa a tu agente de cualquier cambio en tu nómina y en las operaciones del negocio que haya ocurrido durante el año y pueda afectar tu prima.

Navegar por el proceso de auditoría de primas de seguro puede ser complejo, pero con una comprensión clara y una preparación adecuada, se puede administrar efectivamente.

Puedes mirar esta información adicional que tenemos para ayudarle a tu pequeña empresa, o si estás listo para obtener una cotización para seguro de pequeñas empresas, danos algunos detalles y un agente de State Farm® te contactará.