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¿Guardar o destruir? Saber cuándo deberías guardar documentos financieros.

Cuando se trata de documentación importante y de impuestos, es fundamental saber si guardarlos o destruirlos. Aquí hemos reunido información para ayudarte con esta importante tarea.

¿Eres un "guárdalo todo" o un "bótalo todo" cuando se trata de documentos personales? El mejor enfoque se encuentra en algún punto entre estos dos extremos. Intenta estas sugerencias para administrar tus papeles de manera prudente pero con eficiencia.

Guarda por poco tiempo

Cuando te asegures de guardar la documentación a continuación hasta que haya sido verificada, puede servirte como comprobante de la transacción hasta que se haya tramitada oficialmente.

  • Facturas de servicios públicos: Destrúyelas o bórralas después de verificar el pago en tu cuenta de banco o de tarjeta de crédito.
  • Recibos de tarjetas de débito/crédito: Guárdalos hasta que los verifiques en tu estado de cuenta mensual.
  • Estados de cuenta del banco: Considera imprimir el último estado de cuenta mensual; en caso de que haya una violación de datos, tendrás pruebas del saldo de tu cuenta. Destruye el estado de cuenta viejo cuando imprimas el nuevo.
  • Estados de cuenta de los planes de jubilación: Guarda los estados de cuenta trimestrales hasta que recibas tu estado de cuenta de fin de año.
  • Pólizas de vivienda, de automóvil y sombrilla: Guárdalas hasta que tengas tu nueva póliza. Para el seguro de automóviles, la mayoría de los estados aceptan las versiones electrónicas de tu tarjeta de seguro, pero también podría ser una buena idea guardar una versión impresa en tu guantera.

Guarda para la temporada de impuestos del próximo año

Guardar tus documentos importantes durante el año y mantener tus registros organizados te hará mucho más fácil la preparación de impuestos. Aquí tienes una muestra de lo que deberías guardar para hacer más fácil tu temporada de impuestos.

  • Comprobantes de ingreso: dividendos, intereses, estados de cuenta del banco, estados de cuenta de corretaje, formularios W-2, estados de cuenta de fondos de inversión y documentos 1099
  • Deducciones: gastos médicos y dentales, cuidado de niños y donaciones de caridad
  • Recibos: facturas y registros de millaje
  • Residencial: documentos de cierre e impuestos

Mantén archivos por el tiempo recomendado por el IRS

En general, las declaraciones de impuestos pueden ser examinadas por el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) hasta tres años después de ser presentadas. Pero ese periodo puede aumentar en ciertas situaciones.  Por ejemplo, puede aumentar a seis años en casos en los que el ingreso no declarado sea más del 25% del ingreso bruto que figure en la declaración de impuestos y a siete años si se presentó un reclamo por pérdida a causa de valores bursátiles sin valor. El periodo puede extenderse indefinidamente en caso de una declaración fraudulenta o cuando no se haya presentado una declaración. El IRS ofrece una lista de periodos recomendados según la situación del contribuyente.

Naturalmente, debes poder presentar toda la documentación justificativa.  ¿Las buenas noticias? El IRS aceptará archivos electrónicos legibles; por lo tanto, considera copiar todo a un DVD o unidad flash y guárdalo con tus documentos para "guardar para siempre". (No te olvides de borrar cualquier archivo relacionado con impuestos de tu disco duro por razones de seguridad, luego de guardar y almacenar las copias de manera adecuada). 

Guarda para siempre los registros importantes

Debido a que las fotocopias o imágenes escaneadas de documentos legales normalmente no son válidas, guarda los originales de los siguientes:

  • licencias de matrimonio, divorcio y decretos de custodia
  • certificados de nacimiento, adopción y defunción
  • testamentos, fideicomisos, poderes jurídicos financieros y médicos
  • pasaportes y documentos de ciudadanía
  • registros militares

Guarda estos documentos mientras seas propietario del bien

  • bienes raíces: resúmenes de escrituras de la propiedad, escrituras, documentos de la hipoteca, documentos de cierre, pólizas de seguro y recibos de mejoras en la vivienda.
  • vehículos: títulos, documentos de compra o arrendamiento y pólizas de seguro de automóviles
  • vivienda: recibos, certificados de garantía e instrucciones de operación de artículos domésticos
  • financieros: inversiones, certificados de acciones y registros del plan de jubilación

No todas las cajas fuertes son iguales

Cuando pienses en la compra de una caja fuerte, existen varios factores de uso por considerar tales como su ubicación, contenido, y el tipo de cerradura. Cuando almacenes documentos u otros materiales, el tipo de caja fuerte seleccionada es muy importante en caso de ocurrir un desastre. Las cajas fuertes resistentes a ladrones, incendios y para documentos tienen varias clasificaciones. La etiqueta de Underwriters Laboratories (UL, por sus siglas en inglés) puede ayudar durante la selección, ya que vienen probando cajas fuertes desde 1923 y certifican muchas de ellas como "listed" or "classified" (indicando que pasaron ciertas pruebas o que sus características han sido clasificadas).

  • Las cajas fuertes resistentes a ladrones están clasificadas de acuerdo con su construcción y por el tiempo que resisten los intentos de forzarlas.
  • Las cajas fuertes resistentes a incendios son clasificadas de acuerdo al tiempo que pueden resistir un calor excesivo mientras conservan la calidad de lo que contienen.
  • Las cajas fuertes para datos son clasificadas a una menor temperatura, ya que los datos pueden destruirse a una temperatura más baja.

Escanea y guarda digitalmente los siguientes o destrúyelos

A menos que tengas que mantener los originales de estos documentos para fines comerciales, los siguientes artículos que toman espacio pueden ser guardados digitalmente y/o destruidos cada mes.

  • recibos de cajero automático (ATM, por sus siglas en inglés)
  • estados de cuenta del banco y talonarios de pago
  • facturas médicas, de servicios y de tarjeta de crédito

Opta en lo posible por la facturación electrónica

Muchos de tus gastos recurrentes pueden convertirse en transacciones electrónicas, eliminando la necesidad de escribir cheques o comprar estampillas. Incluso puedes elegir recibir recordatorios automáticos para que no pases por alto fechas de vencimiento. Para proteger tu información privada, regístrate para facturación electrónica en sitios web codificados que tienen el prefijo "https://". Y para salvar aún más árboles cada mes, opta por no participar en las listas de correo no deseado. La Comisión Federal de Comercio recomienda comunicarte con la Direct Marketing Association para reducir los correos no solicitados. Otros servicios tales como Catalog Choice y Do Not Mail, también pueden ayudar a reducir la cantidad de correo no deseado que recibes.

Y mientras estás dejando atrás el papel, éste puede ser un buen momento para actualizar —o crear— un inventario del hogar.

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