Cuánto tiempo conservar los documentos antes de destruirlos

El tiempo que debes conservar los documentos depende de su finalidad. Las facturas y los estados de cuenta habituales generalmente se conservan durante aproximadamente un año, mientras que los documentos como los certificados de nacimiento y los testamentos pueden necesitar conservarse de forma permanente. Las copias impresas pueden triturarse antes si se guarda de forma segura una copia digital legible y se cuenta con una copia de respaldo. Usa esta guía general para decidir qué conservar, digitalizar o triturar.

Resumen del plazo de conservación de documentos

Usa esta guía rápida como punto de partida para ayudarte a decidir cuánto tiempo conservar los documentos. Tus necesidades de conservación pueden variar según tus impuestos, bienes, seguros, empleo o circunstancias personales.

Estas son directrices generales. Antes de desechar un documento, verifica si una aseguradora, un acreedor, una agencia gubernamental, un empleador o un profesional capacitado recomienda conservarlo por más tiempo.

Cuánto tiempo conservar los registros mensuales

La Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés) generalmente recomienda conservar muchos registros mensuales habituales durante un año.

Los registros mensuales habituales incluyen:

• Facturas de servicios públicos y tarjetas de crédito: Por lo general, consérvalos durante un año, a menos que respalden un asunto fiscal, una disputa o una compra importante.
• Estados de cuentas bancarias: Por lo general, consérvalos durante un año, a menos que los necesites para fines fiscales, un préstamo, una disputa o como comprobante de pago.
• Recibos habituales: Consérvalos hasta verificar la transacción. Consérvalos por más tiempo si están relacionados con garantías, devoluciones, impuestos, reclamos de seguro o compras importantes.
• Talones de pago: Consérvalos hasta que los hayas comparado con tu formulario W-2 o con tu registro anual de ingresos, o por más tiempo si los necesitas para un préstamo, una solicitud de beneficios o una disputa.
• Cuentas médicas y estados de cuenta del seguro: Consérvalos hasta que se pague la factura y se resuelva el reclamo; por lo general, durante aproximadamente un año si no hay ninguna disputa.

Tus necesidades pueden variar según el acceso en línea, las consideraciones relacionadas con los impuestos u otros requisitos de conservación de registros.

Cuánto tiempo conservar los documentos del seguro

Considera conservar las pólizas de seguro vigentes, las páginas de declaraciones, los endosos y los comprobantes de seguro mientras la póliza permanezca activa. Cuando recibas documentos actualizados, compáralos con las versiones anteriores antes de desechar de forma segura las copias desactualizadas.

Los documentos que puedes considerar conservar mientras tu póliza esté vigente incluyen:

• documentos de tu póliza vigente,
• páginas de declaraciones,
• comprobante de seguro,
• endosos de la póliza,
• registros de reclamos,
• presupuestos de reparaciones y recibos relacionados con reclamos.

Puedes optar por conservar los registros relacionados con un reclamo, una disputa o un asunto legal sin resolver hasta que se resuelva la situación y hayas confirmado que los documentos ya no son necesarios. Los requisitos de conservación pueden variar según las circunstancias, por lo que considera consultar con tu aseguradora o con un profesional capacitado antes de desecharlos.

Cuánto tiempo conservar los registros de impuestos

El tiempo que debes conservar documentos de impuestos depende de los ingresos, gastos o eventos que respalden. En general, el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) indica que los registros que respaldan ingresos, deducciones o créditos deben conservarse hasta que venza el plazo de prescripción correspondiente a la declaración relacionada.

Aquí te mostramos una vista general:

Considera conservar copias de las declaraciones de impuestos presentadas, ya que pueden ser útiles para futuras declaraciones o declaraciones enmendadas. Las agencias tributarias estatales pueden tener diferentes períodos de conservación de registros. Consulta las normas de tu estado antes de desechar los documentos de impuestos estatales.

Los registros de impuestos electrónicos generalmente deben contener la misma información que los registros impresos y conservarse durante el período correspondiente. Guarda de forma segura los archivos digitales confidenciales y elimínalos de computadoras, teléfonos y otros dispositivos antes de entregarlos como parte de pago, reciclarlos o desecharlos para ayudar a reducir el riesgo de robo de identidad y fraude.

Cuánto tiempo conservar los documentos personales

Algunos documentos personales, patrimoniales y emitidos por el gobierno pueden ser difíciles de reemplazar. Considera conservar los originales permanentemente en una caja fuerte segura y resistente al fuego.

Estos documentos pueden incluir:

• certificados de nacimiento y defunción
• licencias de matrimonio
• decretos de divorcio y custodia
• documentos de adopción
• testamentos y fideicomisos
• poderes jurídicos
• tarjetas de seguro social
• documentos de ciudadanía e inmigración
• registros del servicio militar
• pasaportes vigentes

Algunas agencias o instituciones pueden exigir el original o una copia certificada de un documento. Antes de triturar un documento original, confirma los requisitos que correspondan a ese documento.

Cuánto tiempo conservar los registros de propiedad e inversiones

Considera conservar los registros de propiedades e inversiones mientras seas propietario del activo. Algunos registros también deben conservarse después de una venta o transferencia, especialmente cuando puedan afectar una declaración de impuestos.

Estos registros pueden incluir:

• Bienes raíces: escrituras, documentos hipotecarios, documentos de cierre y recibos de mejoras de la vivienda.
• Vehículos: títulos y documentos de compra o arrendamiento.
• Artículos del hogar: recibos, tasaciones, garantías e instrucciones de funcionamiento para compras grandes.
• Inversiones: confirmaciones de compra y venta, información la base del costo y estados de cuenta.
• Cuentas de jubilación: registros de aportaciones, distribuciones y beneficiarios.

El IRS recomienda conservar los registros de la propiedad hasta que venza el plazo de prescripción correspondiente al año tributario en el que se disponga de la propiedad. Estos documentos pueden ser necesarios para establecer la base tributaria de la propiedad y calcular una ganancia o pérdida.

Considera optar por documentos electrónicos para facilitar su administración.

Si bien es importante saber qué conservar, también es importante decidir cómo hacerlo. Para muchos registros de uso habitual, recibirlos en formato electrónico puede simplificar el almacenamiento y reducir la acumulación de papel.

Dependiendo de la compañía, es posible que puedas recibir documentos como facturas, estados financieros, comprobantes de cobro y documentos de seguros por correo electrónico, mediante una aplicación o a través de una cuenta en línea.

Antes de optar por recibir documentos en formato electrónico, decide cuáles te resulta conveniente guardar digitalmente y cuáles prefieres conservar en papel. Es posible que aún sea necesario conservar algunos documentos personales originales, documentos emitidos por el gobierno o documentos legales.

Beneficios de los documentos digitales

Recibir documentos en formato electrónico puede ofrecer varios beneficios, entre ellos:

• Acceso conveniente: Los documentos elegibles pueden estar disponibles a través de una cuenta en línea cuando tengas acceso a internet.
• Entrega más rápida: Las notificaciones electrónicas pueden llegar antes que el correo impreso.
• Organización más simple: Las carpetas que permiten hacer búsquedas y los nombres de archivo claros pueden facilitar la búsqueda de documentos.
• Menor uso de papel: La entrega digital puede reducir la cantidad de papel que se utiliza para las comunicaciones habituales.

Guarda los documentos digitales de forma segura

Los registros digitales pueden reducir la acumulación de papeles, pero aun así contienen información que debe protegerse. Considera estas prácticas:

• Usa contraseñas seguras y únicas.
• Activa la autenticación multifactorial cuando esté disponible.
• Guarda los archivos importantes en carpetas seguras.
• Guarda una copia de seguridad en una ubicación segura distinta.
• Revisa los archivos periódicamente y elimina los registros que ya no necesites.
• Cierra sesión en dispositivos compartidos o públicos.
• Elimina los archivos personales antes de vender, entregar como parte de pago o reciclar un dispositivo.

Es posible que el acceso en línea no dure para siempre. Descarga los registros que necesites conservar antes de que se eliminen de una cuenta y mantén una copia de seguridad protegida, en lugar de depender únicamente del correo electrónico o del sitio web de una compañía.

Tritura los documentos antes de desecharlos

Cuando ya no necesites un documento impreso que contenga información confidencial, considera triturarlo antes de tirarlo a la basura o colocarlo en el contenedor de reciclaje.

Entre los documentos que puede ser necesario triturar se encuentran aquellos que contienen:

• números de seguro social
• números de cuentas bancarias o tarjetas de crédito
• información de pólizas de seguro o reclamos
• información médica o de receta médica
• firmas
• fechas de nacimiento
• números de licencia de conducir o de identificación
• información de empleo o nómina
• ofertas de crédito o de seguros preaprobadas
• tarjetas de identificación vencidas

Crea una rutina sencilla para conservar documentos

Considera revisar los documentos periódicamente y clasificarlos en tres grupos: conservar, digitalizar y triturar.

Antes de desechar un registro confidencial, confirma que ya no necesites el original y que cualquier copia digital sea legible, esté almacenada de forma segura y cuente con una copia de seguridad.

Mantener al día la conservación de documentos no tiene por qué ser complicado. Un sistema sencillo, junto con la recepción en formato electrónico de muchos documentos de uso habitual, puede ayudar a reducir la acumulación de papeles y facilitar la búsqueda de registros importantes.

Los clientes de State Farm pueden revisar las opciones disponibles para recibir documentos en formato electrónico y sus preferencias de comunicación a través de su cuenta en línea o la aplicación de State Farm. Es posible que algunos documentos todavía se envíen por correo postal cuando sea necesario.