Cuánto tiempo conservar los documentos antes de destruirlos

Aunque tengas un sistema de archivo de última tecnología, o solo unas cuantas cajas viejas de zapatos, saber cómo conservar documentos importantes antes de destruirlos o eliminarlos es clave para ayudar a mantenerte organizado, para que puedas evitar un desorden innecesario.

Conserva los registros mensuales hasta que las transacciones hayan sido verificadas

Algunos documentos solo necesitan conservarse por un tiempo corto antes de poder eliminarlos de forma segura. Para cosas como facturas mensuales y estados de cuenta, considera conservarlos hasta que hayas podido verificar que todas las transacciones se han realizado y todos los pagos se han contabilizado en las cuentas. Esto suele ocurrir en el plazo de un mes, pero a veces puede tardar un poco más.

• facturas de servicios públicos
• estados de cuenta bancaria
• estados de cuenta de tarjetas de crédito

Conserva las pólizas de seguro mientras permanezcan vigentes

En lo que respecta a los seguros, considera la posibilidad de conservar la documentación actual y el comprobante de seguro actualizado siempre que estés pagando las pólizas y estas sigan vigentes. Cada vez que recibas información nueva o actualizada de la póliza de seguro, piensa en destruir los documentos obsoletos. Y, aunque la mayoría de los estados aceptan versiones electrónicas de tu tarjeta de seguro de auto, es posible que quieras conservar una versión impresa en tu guantera por si acaso.

• Seguro de carros
• Seguro de propietarios de vivienda
• Seguro de inquilinos
• Seguro de vida
• Seguro sombrilla

Conserva los registros de impuestos, de acuerdo a las recomendaciones del IRS

El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) ha desarrollado una lista de periodos de tiempo recomendados para conservar los registros de impuestos según la situación de cada contribuyente.

En general, las declaraciones de impuestos pueden ser examinadas por el IRS hasta tres años después de haber sido presentadas. Sin embargo, ese período puede aumentar en ciertas situaciones. Por ejemplo, puede aumentar a seis años en casos de ingresos no declarados que representan más del 25% del ingreso bruto mostrado en las declaraciones de impuestos, pero puede aumentar a siete años si se presentó un reclamo por una pérdida de valores bursátiles sin valor y se puede extender indefinidamente en casos de fraude o cuando no se haya presentado una declaración.

Afortunadamente, el IRS acepta registros electrónicos legibles, los cuales pueden ser útiles si prefieres guardar las cosas de manera electrónica. Solo asegúrate de borrar todos los registros fiscales de tus dispositivos electrónicos antes de cambiarlos o deshacerte de ellos para ayudar a protegerte contra el robo de identidad y fraude.

Conserva impresiones originales de documentos personales para siempre

Algunos documentos deben conservarse para siempre. Y como las fotocopias e imágenes escaneadas de documentos legales generalmente no son válidas, piensa en guardar impresiones originales en una caja fuerte resistente al fuego.

• licencias de matrimonio
• sentencias de divorcio
• sentencias de custodia
• certificados de nacimiento
• documentos de adopción
• certificados de defunción
• Testamentos
• fideicomisos
• poderes jurídicos
• tarjetas de seguro social
• documentos de ciudadanía
• registros militares

Conserva registros de propiedad e inversiones mientras seas propietario del bien

En el caso de propiedades e inversiones, conserva los papeles y la documentación importante mientras seas propietario del bien.

• Bienes raíces: escrituras, documentos de hipotecas, documentos de cierre y recibos de mejoras en la vivienda
• Vehículos: títulos y documentos de compra o arrendamiento
• Artículos del hogar: recibos, certificados de garantía e instrucciones de operatividad
• Finanzas: inversiones, certificados de acciones y registros del plan de jubilación

Impresiones vs. copias electrónicas

Muchos documentos importantes se pueden guardar ahora electrónicamente. De hecho, ahora hasta puedes inscribirte para facturación electrónica, lo cual no solo te ayudar a mantenerte organizado, sino que también ayuda al medio ambiente, eliminando desechos innecesarios. Otro beneficio de la facturación en línea es que no tendrás que recordar cuánto tiempo tendrás que conservar la documentación, porque muchas compañías lo harán por ti.

No olvides de destruirlo antes de tirarlo

Una vez que hayas determinado que ya no necesitas conservar un documento que contenga información confidencial, destrúyelo, para que tu información personal no caiga no caiga accidentalmente en las manos equivocadas.