Consejos para prevenir robos cometidos por empleados

Los robos cometidos por empleados, un delito en el lugar de trabajo que anualmente les cuesta $50 mil millones a los negocios estadounidenses, afecta las finanzas de todas las firmas — desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.

Los robos cometidos por empleados pueden presentarse en diferentes formas y tamaños; ya sea llevándose suministros de oficina a casa, robando en las cajas registradoras, robos de información privilegiada o malversación de fondos y fraude informático sofisticados. La realidad del lugar de trabajo moderno es tal que los dueños de empresas hacen bien en implementar controles para ayudar a minimizar y prevenir los robos cometidos por empleados.

¿Quieres proteger tu negocio? Aquí tienes algunos pasos que te pondrán en la dirección correcta.

Contratar gente honesta

Podría sonar obvio, pero tu mejor defensa contra el robo cometido por empleados es contratar personas honestas. Evalúa cuidadosamente a todos los solicitantes de empleo requiriendo una solicitud detallada, verificando las referencias y llevando a cabo una entrevista en persona. Si quisieras ir más lejos, puedes requerir una verificación de antecedentes penales a todos los posibles empleados y, en algunos estados, dependiendo de si el empleado manejará dinero, puedes requerir una verificación crediticia. En ocasiones, los requisitos en sí harán que los candidatos indeseables se retiren.

Los controles internos ayudan a prevenir los robos cometidos por empleados

Unos cambios de política y ajustes sencillos a las operaciones diarias de tu negocio podrían dificultar mucho más los robos cometidos por empleados. Considera lo siguiente:

• Tareas como emitir cheques, hacer depósitos, administrar inventarios y conciliar cuentas deberían mantenerse separadas. Pon como requisito una segunda firma para el pago de cheques que sumen más de $500.
• Las personas que tienen acceso a los libros contables de la compañía o responsabilidades de compras/pagos deberían ser monitoreadas. A tales empleados solamente se les debería otorgar el acceso necesario para desempeñar sus tareas.
• Alterna las tareas entre empleados siempre que sea posible.
• Revisa cuidadosamente todas las anotaciones en el libro diario y mantente alerta a grandes números de anotaciones innecesarias.
• Considera contratar a una empresa de Contadores Públicos Certificados (CPA, por sus siglas en inglés) para que realice una auditoría anual.
• Exige a los empleados que usen contraseñas para tener acceso a computadoras o redes y haz que cambien sus contraseñas mensualmente. Los empleados deberían cerrar sesión en la computadora siempre que se alejen de sus escritorios.
• Asegúrate de realizar copias de respaldo de los registros contables y guárdalas fuera de la propiedad. Si después piensas que alguien ha estado haciendo cambios en los libros, podrás llevar a cabo una comparación minuciosa.
• Lleva a cabo de manera habitual auditorías de inventarios de toda la propiedad. A tu compañía quizá le convenga contar con un auditor independiente si tu inventario es particularmente grande o el número de empleados es pequeño.

Seguridad para proteger tu propiedad

Puede que confíes tu propiedad a tus empleados, pero eso no significa que no puedas mantener niveles de control adicionales. Aquí te decimos cómo:

• Considera utilizar un sistema de llave de tarjeta o sistema digital de Número de Identificación Personal (PIN, por sus siglas en inglés) en lugar de una llave o cerradura tradicional. Ambos te otorgan más control sobre quién tiene y no tiene acceso a tu negocio y ambos proveen más información con respecto a cuándo y cómo se tuvo acceso a tu propiedad.
• Si utilizas un sistema tradicional de llave y cerradura, mantén el control sobre el acceso a las llaves del edificio. Guarda las llaves y no las tengas disponibles para que cualquier empleado las utilice. Guarda todas las llaves extra bajo llave.
• Asegúrate de que todas las llaves de la tienda, almacén y oficina sean del tipo que no se puede duplicar sin la llave maestra.
• Guarda un registro preciso de aquellos empleados a quienes se les ha asignado llaves. Esto disminuirá la probabilidad de que desaparezcan llaves, pero también ayudará a la policía en caso de que alguna vez fuercen la entrada a tu negocio.
• Piensa en cambiar tus cerraduras o reemplazar sus llaves y cilindros cada vez que un empleado renuncie o sea despedido.

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