Cómo hacer el inventario de una pequeña empresa

Una de las tareas más importantes para un dueño de empresa es mantener un registro del inventario. Puede que las grandes empresas utilicen un sistema de punto de venta costoso que registre el inventario de forma electrónica, pero puede que para empresas más pequeñas eso no sea factible. Sin embargo, sigue siendo importante para cualquier negocio, independientemente de su tamaño, saber qué inventario tiene disponible.

¿Qué es la administración de inventario para pequeñas empresas?

La administración de inventario es el proceso de tener el producto adecuado en la cantidad correcta para la venta en el momento adecuado. La administración apropiada de inventario ayudará a un negocio a reducir los costos mediante la reducción del exceso de inventario, al mismo tiempo que se maximizan las ventas. La buena administración de inventario puede ayudarte a mantener un registro del mismo en tiempo real para agilizar este proceso. Una buena lista de inventario también es un registro importante para suministrar a un ajustador de reclamos si tienes un reclamo de seguro significativo. Si diriges una pequeña empresa desde tu vivienda o desde otro lugar, consulta también cómo hacer un inventario del hogar.

¿Necesitas más de un inventario?

Tu inventario va más más allá de los artículos que están a la venta. Incluso los negocios que solo prestan servicios, en lugar de bienes, necesitan mantener un inventario. Todos los artículos que son propiedad de tu negocio deben estar contabilizados en caso de que sufras una pérdida. Esto significa que todo el equipo de la empresa, como escritorios, sillas, fotocopiadoras, etc., debería estar incluido en tu inventario.

Si se produce una pérdida, ya sea del inventario de ventas o del equipo de la empresa, un inventario te ayudará a tomar medidas para evitar más pérdidas, ya sea por robos cometidos por empleados, el clima o algún otro desastre.

Formas de registrar el inventario

Hay varios métodos para mantener un registro de tu inventario. Deberías elegir el que mejor te funciona. Algunas opciones populares son:

• Video: Graba un video detallado de tu inventario con tu teléfono o con una videocámara y asegúrate de registrar los detalles de los números de modelo y las cantidades. Puedes hablar durante tu grabación para describir el inventario y así capturar los detalles. No te olvides de grabar también cualquier inventario que esté fuera de las instalaciones. Se trata de una forma rápida y fácil de comenzar un inventario, pero puede quedarse obsoleta rápidamente.
• Fotografías: Al igual que un video, las fotografías pueden ser útiles a la hora de hacer un inventario, pero asegúrate de etiquetar tus fotos con detalles adicionales. Asimismo, al igual que un video, este tipo de inventario puede quedarse obsoleto rápidamente.
• Recibos: Mantener los recibos en un lugar seguro te ayudará a la hora de presentar un reclamo de seguro. Lo ideal es que mantengas los recibos al día y archives los recibos de los artículos que ya no están en tu inventario.
• Inventario detallado por escrito: Este método es el que más tiempo requiere y el más útil para una empresa. Mantener un registro de cada artículo del inventario a medida que entra y sale te ayudará como dueño de empresa a monitorear tendencias de ventas, pérdidas por robo y áreas que están creciendo. Puedes llevar esta lista en papel o en una hoja de cálculo.
• Software para la administración de inventario: Si estás dispuesto a invertir en un software, puedes instalar un sistema que registre tu inventario en tiempo real. Puede que este sea el método de inventario más costoso, pero podría pagar dividendos al reducir artículos sobrantes y aumentar las ventas.

Asegúrate de mantener tu lista de inventario en un lugar seguro y accesible. Deberías considerar la posibilidad de almacenar tu lista de inventario fuera de las instalaciones o en un sitio de almacenamiento en la nube en línea. Si ocurre un desastre, tener acceso a tu lista de inventario hará que cualquier reclamo de seguro sea más fácil y completo.

Realiza una auditoría física

Administrar el inventario puede ser un proceso que consume mucho tiempo al principio, pero te ahorrará tiempo y dinero a largo plazo. Sigue estos pasos para comenzar:

1. Organiza: Deshacerte de los artículos viejos o no usados de tu inventario reducirá la cantidad de artículos que necesitas inventariar y te será más fácil realizar futuros inventarios.
2. Contabiliza: Crea un sistema para contabilizar tu inventario físico separando los artículos por uso o volumen. Crear categorías separadas te ayudará a abordar la tarea en pequeñas secciones y te ayudará a establecer metas alcanzables.
3. Etiqueta: Acostúmbrate a etiquetar todos los recipientes o artículos mientras contabilizas. Etiquetar los productos individualmente y guardarlos en un almacén te ayudará con futuros inventarios.
4. Confirma: Compara tu contabilidad física con lo que registra tu software de inventario, si está disponible. Si no coincide, compara tu inventario con tus recibos de compras y ventas. ¿Hay alguna discrepancia o falta algún artículo?
5. Documenta: Entre cada inventario, asegúrate de que tienes una forma de registrar los pedidos que entran y los envíos que salen.
6. Optimiza: Ahora que ya sabes qué inventario tienes, los inventarios que hagas en el futuro te darán una idea de dónde te faltan o te sobran existencias. Aprovecha ese conocimiento y aplícalo en futuros pedidos. Además, tómate un tiempo para aprender más pasos a seguir para que tu pequeña empresa sea un éxito.

Haz que el inventario de tu pequeña empresa forme parte de tu plan de continuidad del negocio

Es importante tener un plan de continuidad del negocio en caso de desastre y tu inventario es una parte vital de ese plan. Saber qué artículos de tu inventario están disponibles o se han perdido debido al desastre te ayudará a restablecer las operaciones de tu negocio y te ayudará con cualquier reclamo de seguro. Como parte de tu plan, debes asegurarte de que tu lista de inventario, así como cualquier otra información vital, esté almacenada fuera de las instalaciones o en copias de seguridad de datos en la nube. También deberías revisar tu inventario con un agente de seguros para asegurarte de que tienes la cobertura adecuada en caso de desastre.