Cómo hacer un inventario de pequeña empresa

Entendiendo la administración de inventario en las pequeñas empresas

Administrar un inventario es cuestión de contar con los productos adecuados en las cantidades correctas, disponibles para la venta en el momento adecuado. Este proceso ayuda a reducir el exceso de inventario y maximizar las ventas. Una administración de inventario eficaz también puede desempeñar un papel importante en la continuidad del negocio, especialmente al tratar con reclamos de seguros. Al mantener registros precisos, las pequeñas empresas pueden ayudar a optimizar sus operaciones y proporcionar la documentación necesaria en caso de un reclamo.

Algunos tipos de inventario para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas manejan distintos tipos de inventario para ayudar a que sus operaciones funcionen sin problemas. Estos son algunos tipos comunes a tener en cuenta:

• Mercancías: productos que una empresa vende directamente a los clientes. Mantener un control de inventario de las mercancías ayuda a las empresas a cumplir con la demanda de los clientes y aumentar las ventas.
• Materias primas: materiales básicos utilizados para producir bienes. Para las empresas que fabrican productos, controlar el inventario de materias primas puede ayudar a mantener los programas de producción y minimizar el desperdicio.
• Productos terminados: bienes completos listos para la venta. Controlar el inventario de productos terminados ayuda a las empresas a cumplir con los pedidos de manera oportuna y mejorar, potencialmente, la satisfacción del cliente.
• Equipos y suministros de la empresa: herramientas, maquinaria y suministros de oficina necesarios para las operaciones diarias. Monitorear todos estos como parte del sistema de inventario ayuda a las empresas a administrar sus gastos y planificar para cumplir con sus futuras necesidades.

Entender cómo tratar el inventario, ya sea como un bien o un gasto, puede tener implicaciones fiscales, por lo que es útil para los propietarios de pequeñas empresas tomar decisiones informadas al manejarlo.

Métodos para el control de inventario

El control de inventario puede ayudar a las pequeñas empresas a operar sin contratiempos. Existen muchos métodos disponibles, y cada uno ofrece beneficios únicos para ayudar a optimizar procesos y mantener la precisión. Algunos de ellos incluyen:

• Documentación visual: usar videos y fotos para documentar el inventario puede ser una forma sencilla de llevar un control de los artículos. Este método proporciona un registro visual que puede ser útil para verificar los niveles de suministros e identificar discrepancias.
• Recibos y registros escritos: mantener recibos y registros escritos, incluyendo las hojas de cálculo, es un enfoque tradicional que ofrece una forma tangible de controlar las transacciones de inventario. Este método puede ser particularmente útil para las empresas que prefieren la documentación física para fines de auditoría.
• Software de administración de inventario: aprovechar la tecnología a través de software de administración de inventario puede ofrecer control en tiempo real y simplificar el proceso. Estos sistemas a menudo ofrecen características como alertas automáticas para niveles bajos en existencias, integración con plataformas de ventas y la capacidad de obtener informes detallados.
• Auditorías físicas regulares: realizar auditorías físicas regulares puede ayudar a verificar la precisión de los registros de inventario. Este método ayuda a identificar discrepancias entre los niveles registrados y reales de las existencias, permitiendo a las empresas abordar los problemas de manera oportuna y mantener la eficiencia operativa.

Al elegir la combinación adecuada de métodos, los propietarios de pequeñas empresas pueden optimizar sus prácticas de administración de inventario, reducir costos y potencialmente mejorar la satisfacción del cliente.

Estrategias de administración de inventario

La administración de inventario juega un papel en ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a mejorar sus operaciones y la experiencia del cliente. Aquí algunas estrategias que pueden adaptarse para ayudar a satisfacer diferentes necesidades empresariales:

• Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO, por sus siglas en inglés) consiste en vender el inventario más antiguo primero, lo que puede ayudar a reducir el desperdicio, especialmente en el caso de productos perecederos, y puede asegurar que los productos se vendan antes de ser caducos. FIFO puede ser particularmente beneficioso para las empresas que manejan artículos de temporada o productos con fechas de vencimiento.
• Justo a Tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) se enfoca en minimizar los niveles de inventario al ordenar bienes solo según sea necesario para la producción o las ventas. Esta opción puede ayudar a reducir los costos de almacenamiento y mejorar el flujo de efectivo. Sin embargo, requiere proveedores confiables y un pronóstico preciso de la demanda para prevenir desabastecimientos.
• El pronóstico de la demanda incluye la predicción de la demanda futura de los clientes utilizando datos históricos y tendencias del mercado. Siendo precisas al pronosticar la demanda, las empresas pueden optimizar los niveles de inventario, reducir el exceso de existencias y ayudar a satisfacer las necesidades de sus clientes.

La tecnología juega un papel importante en el apoyo a estas estrategias. Herramientas como los sistemas de Punto de Venta (POS, por sus siglas en inglés) y los códigos de barras ofrecen seguimiento y análisis de datos en tiempo real, ayudando a los propietarios de negocios a tomar decisiones informadas sobre la administración de inventario. Aprovechando estas estrategias y tecnologías, las pequeñas empresas pueden ayudarse a simplificar operaciones y ser más rentables.

Herramientas para un seguimiento eficiente del inventario

Sistemas como Shopify, Zoho Inventory y Sortly son algunas de las herramientas que pueden ayudar a administrar el inventario de manera efectiva. Los sistemas basados en la nube ofrecen escalabilidad e información en tiempo real, lo que los hace adecuados para empresas de diferentes tamaños y niveles de complejidad. Elegir la herramienta adecuada depende de las necesidades específicas y el tamaño del negocio, por lo que considera dedicar tiempo a entender cuáles son y cómo funcionan para elegir una que se ajuste a tus necesidades.

Pasos prácticos para optimizar la administración de inventario

Para optimizar la administración de inventario, considera deshacerte de lo innecesario y organizar el inventario regularmente. Realizar actualizaciones y auditorías regulares ayuda a mantener la precisión. Analizar el rendimiento de los proveedores también puede darte una mejor perspectiva sobre la administración de inventario y ayudar a mejorar la eficiencia.

Avanzando en la administración de inventario

Los propietarios de pequeñas empresas deberían evaluar sus necesidades de inventario y elegir métodos adecuados de control y administración. Consultar con contadores puede ayudar con el cumplimiento de normas y la presentación de informes fiscales. La mejora continua en las prácticas de administración de inventario es esencial para mantener el crecimiento y el éxito del negocio.

Ahora que tienes una mejor comprensión de los beneficios potenciales de la administración de inventario, también podrías estar interesado en estrategias de crecimiento o en consejos de ciberseguridad para tu pequeña empresa. Y si estás buscando seguro para pequeñas empresas, comunícate con un agente de State Farm® para aprender más sobre los productos para pequeñas empresas que podrían ajustarse a tus necesidades.