Prevenir robos por parte de empleados

Cómo puedes prevenir robos por parte de empleados en tu negocio

Empleada en una tienda frente a una pantalla de computadora con un cuaderno

Según un estudio del 2009 de la Cámara de Comercio de los Estados Unidos reveló que un impactante 75% de los empleados roban o les han robado a sus empleadores. El mismo estudio estima que casi un tercio de todas las bancarrotas corporativas pueden atribuirse a los robos por parte de empleados.

El robo por parte de empleados puede darse de muchas formas y tamaños diferentes; ya sea que se lleven a casa suministros de oficina, sustraigan dinero de las cajas registradoras, cometan robos internos o cometan fraudes sofisticados en contabilidad y computación; la realidad del lugar de trabajo moderno es que los propietarios de los negocios son sabios al implementar controles que pueden ayudar a minimizar y prevenir el robo por parte de empleados.

¿Quieres proteger tu negocio? Aquí tienes algunos pasos para que te muevas en la dirección correcta.

La opción más segura: Contratar gente honesta

Podría sonar obvio, pero la mejor defensa contra el robo por parte de empleados es contratar a personas honestas.

Evalúa cuidadosamente a todos los solicitantes de empleo al requerir una solicitud detallada, verificar referencias y llevar a cabo una entrevista en persona. Si te gustaría ser aún más cuidadoso, puedes requerir una verificación de antecedentes penales a todos los posibles empleados y, en algunos estados, dependiendo de si el empleado manejará dinero, puedes requerir una verificación crediticia. En ocasiones, los mismos requisitos causarán que los candidatos indeseables se retiren.

Controles internos

Algunos cambios de política y ajustes sencillos en las operaciones diarias de tu negocio podrían dificultar mucho más el robo por parte de empleados. Considera lo siguiente:

  • Las tareas tales como emitir cheques, hacer depósitos, administrar inventarios y conciliar cuentas deberían mantenerse separadas. Pon como requisito una segunda firma para el pago de cheques que sumen más de $500.
  • Las personas que tienen acceso a los libros contables de la compañía o responsabilidades de compras/pagos deberían ser monitoreadas. A tales empleados solamente se les debería otorgar el acceso necesario para desempeñar sus tareas.
  • Alterna las tareas entre empleados siempre que sea posible.
  • Revisa cuidadosamente todas las anotaciones en el libro diario y mantente alerta a un gran número de anotaciones innecesarias.
  • Considera contratar a una empresa de Contadores Públicos Certificados (CPA, por sus siglas en inglés) para que realice una auditoría anual.
  • Exige a los empleados que usen contraseñas para tener acceso a computadoras o redes y haz que cambien sus contraseñas mensualmente. Los empleados deberían cerrar sesión en la computadora siempre que se alejen de sus escritorios.
  • Asegúrate de realizar copias de respaldo de los registros contables y guárdalas fuera de la propiedad. Si después piensas que alguien ha estado haciendo cambios en los libros, podrás llevar a cabo una comparación minuciosa.
  • Lleva a cabo de manera habitual auditorías de inventarios de toda la propiedad.

Seguridad

Tú confías tu propiedad a tus empleados, pero eso no significa que no puedas mantener niveles de control adicionales. Aquí te decimos cómo:

  • Considera utilizar un sistema de llave de tarjeta o sistema digital de Número de Identificación Personal (PIN, por sus siglas en inglés) en lugar de una llave o cerradura tradicional. Ambos te otorgan más control sobre quién tiene y no tiene acceso a tu negocio y ambos proveen más información con respecto a cuándo y cómo se tuvo acceso a tu propiedad.
  • Si utilizas un sistema tradicional de llave y cerradura, mantén el control sobre el acceso a las llaves del edificio. Guarda las llaves y no las tengas disponibles para que cualquier empleado las utilice. Guarda todas las llaves extra bajo llave.
  • Asegúrate de que todas las llaves de la tienda, del almacén y de la oficina sean del tipo que no se puede duplicar sin la llave maestra.
  • Guarda un registro preciso de aquellos empleados a quienes se les ha asignado llaves. Esto disminuirá la probabilidad de que desaparezcan llaves, pero también ayudará a la policía en caso de que alguna vez te roben.
  • Considera cambiar las cerraduras o la llaves /candados cada vez que un empleado renuncie o sea despedido.

Divulgaciones

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