Documentos financieros: ¿Debes guardarlos o destruirlos?

Documentos financieros: ¿Debes guardarlos o destruirlos?

¿Eres un "guárdalo todo" o "bótalo todo" cuando se trata de documentos personales? El mejor enfoque es algún punto entre los dos extremos. Intenta estas sugerencias para administrar de forma sensata pero óptima tu papeleo.

Guarda por lo menos 7 años

En general, tus declaraciones de impuestos pueden ser auditadas por tres años después de que las presentas pero ese periodo se puede incrementar a siete años si el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) sospecha de fraude o ingreso no reportado. Y naturalmente debes poder presentar toda la documentación justificativa. ¿Las buenas noticias? El IRS aceptará archivos electrónicos legibles así que copia todo a un DVD o unidad flash y guárdalo con tus documentos para "guardar para siempre". (No te olvides de borrar cualquier archivo relacionado con impuestos de tu disco duro por razones de seguridad).

Guarda para siempre

Debido a que las fotocopias o imágenes escaneadas de documentos legales normalmente no son válidas, guarda los originales de estos documentos en un contenedor a prueba de incendio o en una caja de seguridad.

  • Licencias de matrimonio, divorcio y decretos de custodia.
  • Certificados de nacimiento, adopción y muerte.
  • Testamentos, fideicomisos, poderes jurídicos financieros y médicos.
  • Pasaportes y documentos de ciudadanía.
  • Registros militares.

Guarda mientras seas propietario del bien

  • Escrituras de la propiedad, documentos de la hipoteca, pólizas de seguro y recibos de mejoras en la vivienda.
  • Títulos del vehículo, documentos de compra o arrendamiento y pólizas de seguro de automóviles.
  • Recibos, certificados de garantía e instrucciones de operación para artículos domésticos.
  • Certificados de acciones y registros del plan de jubilación.

Escanea y guarda digitalmente o tritura

A menos que tengas que mantener los originales de estos documentos para fines comerciales, los siguientes artículos que quitan espacio pueden ser guardados digitalmente y/o destruidos cada mes.

  • Recibos de Cajero Automático (ATM, por sus siglas en inglés).
  • Estados de cuenta del banco y talonarios de pago.
  • Facturas médicas, de servicios y de tarjeta de crédito.

Ahorra papel cuando sea posible

Muchos de tus gastos recurrentes pueden convertirse en transacciones sin papel, eliminando la necesidad de escribir cheques o comprar estampillas. Incluso puedes elegir recibir recordatorios automáticos para que no pases por alto fechas de vencimiento. Para proteger tu información privada, regístrate para facturación electrónica en sitios web codificados que tienen el prefijo "https://". Y para salvar aún más árboles cada mes, opta por no participar en las listas de correo no deseado. La Comisión Federal de Comercio recomienda comunicarte con la Direct Marketing Association para reducir el correo no solicitado. Otros servicios tales como Catalog Choice y Do Not Mail, también pueden ayudar a reducir la cantidad de correo basura que recibes.

Mientras estás limpiando el papel, puede ser buen momento para actualizar —o crear— un inventario de vivienda.

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