Un estudio de la Cámara de Comercio de Estados Unidos llevado a cabo en 2009 arrojó un dato impactante: el 75 por ciento de los empleados roba o ha robado a sus empleadores. El mismo estudio calcula que casi un tercio de todas las bancarrotas corporativas podría atribuirse a robos por parte de empleados.
El robo por parte de empleados puede darse en distintas formas y magnitudes. Ya sea que lleven insumos a la casa, sustraigan dinero de las cajas registradoras, roben información confidencial o cometan fraudes sofisticados en computadoras o libros contables, la realidad del lugar de trabajo moderno es que los empresarios tienen la prudencia de implementar controles que les permiten minimizar y prevenir ese tipo de robos.
¿Quiere proteger a su empresa? A continuación le ofrecemos algunas medidas para orientarlo.
Lo más seguro: contratar gente honesta
Aunque suene obvio, la mejor defensa contra el robo por parte de empleados es contratar a personas honestas.
Examine minuciosamente a todos los postulantes: exija una solicitud detallada, verifique las referencias y haga entrevistas en persona. Si quiere más datos, puede solicitar antecedentes penales a todos los posibles empleados y, en algunos estados, un control crediticio si el empleado manejará dinero. Algunas veces las mismas solicitudes alejarán a los postulantes no recomendables.
Controles internos
Si hace algunos pequeños cambios en la política y los ajustes de las operaciones diarias, podría dificultar el robo por parte de empleados. Tenga en cuenta lo siguiente:
- Las tareas como emitir cheques, hacer depósitos, administrar inventarios y conciliar cuentas deben hacerse por separado. Exija que otra persona también firme la autorización del pago de cheques cuando el monto sea superior a $500.
- Se debe controlar a las personas que tienen acceso a los libros contables de la compañía o tareas relacionadas con compras/pagos. A dichos empleados se les debe conceder solo el acceso que necesitan para desempeñar sus tareas.
- Alterne tareas entre empleados siempre que sea posible.
- Revise cuidadosamente todas las anotaciones en el libro diario y esté atento a una gran cantidad de anotaciones innecesarias.
- Tenga en cuenta la opción de contratar a una empresa de contadores públicos, ajena a la compañía, para que realice una auditoría anual.
- Exija que los empleados usen contraseñas para acceder a computadoras o redes y que cambien sus contraseñas todos los meses. Los empleados deben cerrar sesión antes de dejar el escritorio.
- Procure hacer copias de seguridad de los libros contables y guardarlas en otro lugar fuera de las instalaciones. Si más adelante cree que alguien estuvo cambiando los libros contables, podrá llevar a cabo una comparación exhaustiva.
- Realice de manera regular auditorías de inventarios de toda la propiedad.
Seguridad
Usted confía sus bienes a sus empleados, lo que no significa que no pueda implementar más medidas de control. Le mostramos cómo hacerlo:
- Procure usar un sistema con tarjeta o un sistema digital con PIN en lugar de los sistemas tradicionales con llave y cerradura/candado. Ambos le permiten tener más control sobre quién ingresa o no ingresa a su empresa y le informan sobre cuándo y cómo accedieron a su propiedad.
- Si emplea un sistema tradicional de llave y candado/cerradura, tenga el control de las llaves de acceso al edificio. No deje las llaves a disposición de cualquier empleado. Guarde todos los duplicados bajo llave.
- Asegúrese de que todas las llaves de la tienda, el depósito y la oficina sean del tipo que no pueden ser duplicadas sin la maestra.
- Lleve un registro preciso de los empleados que tienen llaves. Disminuirá el riesgo de que se pierdan y contribuirá con la policía en caso de que ingresen a robar.
- Cambie las cerraduras/candados cada vez que un empleado renuncie o sea despedido.
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